Protokol toplantı, iclas, müşavirə və ya əməliyyat zamanı qəbul edilmiş qərarları, müzakirələri və faktları yazılı şəkildə əks etdirən sənəddir. Hüquq və işgüzar fəaliyyətdə protokol müqaviləyə bənzəsə də, xüsusi xarakterik və hüquqi qüvvəyə malikdir.
Bu bələdçidə protokol anlayışını, müqavilədən fərqlərini, əsas növlərini və düzgün tərtib qaydasını izah edirik. Müqavilə anlayışı üçün Müqavilə nədir bələdçimizə baxa bilərsiniz.
Protokol nədir?
Protokol sözü yunanca protokollon sözündən götürülüb və ilkin olaraq sənədin əvvəlinə əlavə edilən vərəq mənası daşıyıb. Müasir mənada protokol idarəetmə qərarlarının qəbul edilməsi prosesini, müzakirələrin gedişini və yekun nəticələri əks etdirən rəsmi sənəddir.
Protokolun əsas xüsusiyyətləri:
- Yazılı formada tərtib edilir
- Faktları və qərarları qeyd edir
- İştirakçıların imzaları ilə təsdiq olunur
- Sənədləşmə baxımından sübut funksiyasını daşıyır
Protokol və müqavilə arasındakı fərq
Protokol və müqavilə bir-birinə bənzəsə də, hüquqi mahiyyət və məqsəd baxımından fərqlidirlər:
- Məqsəd: Müqavilə hüquq və vəzifələr yaradır, protokol isə əsasən faktları və qərarları qeyd edir.
- Hüquqi qüvvə: Müqavilə birbaşa hüquqi nəticə yaradır. Protokol isə əksər hallarda sənədləşdirmə xarakterlidir, hüquqi nəticə yalnız əlavə razılaşmalar əsasında yaranır.
- Forma: Müqavilədə qiymət, müddət, predmet və digər məcburi şərtlər olur. Protokol isə daha sərbəst struktura malikdir.
- Tərəflərin sayı: Müqavilə adətən iki tərəf arasında bağlanır. Protokol çoxtərəfli toplantılarda da tərtib edilir.
Protokolun əsas növləri
1. İclas protokolu
Rəsmi iclas və ya müşavirələrin gedişini qeyd edən sənəddir. İştirakçıları, gündəliyi, müzakirə olunan məsələləri və qəbul edilmiş qərarları əks etdirir. Şirkətlərin idarə heyəti, ASC və MMC iclaslarında məcburidir.
2. Təhvil-təslim protokolu
Əmlakın, malların və ya işin bir tərəfdən digərinə verilməsini təsdiq edən sənəddir. Əmlakın vəziyyəti, miqdarı, keyfiyyəti dəqiq qeyd edilir. Tərəflər imzalayır.
3. Niyyət protokolu (Memorandum)
Tərəflərin gələcəkdə müqavilə bağlamaq niyyətlərini ifadə edən sənəddir. Niyyət protokolu adətən tam hüquqi öhdəlik yaratmır, lakin tərəflərin əsas razılığını və danışıqların istiqamətini sənədləşdirir.
4. Razılaşma protokolu
Müqaviləyə əlavə olaraq tərəflərin müzakirə nəticəsində əldə etdikləri razılıqları əks etdirir. Adətən qiymət dəyişiklikləri, müddət uzadılması və ya əlavə şərtlər üçün tərtib edilir.
5. İnzibati xəta haqqında protokol
Səlahiyyətli orqanın inzibati xəta törətməni qeydə aldığı sənəddir. İnzibati Xətalar Məcəlləsi ilə tənzimlənir və konkret formaya malikdir.
6. Tender protokolu
Tender komissiyasının yekun qərarını və qalibi əks etdirən sənəddir. Dövlət satınalmaları haqqında qanunla tənzimlənir.
Protokolun strukturu
Tipik protokolun strukturu aşağıdakı kimidir:
- Başlıq - protokolun adı, nömrəsi, tarix və yer
- İştirakçılar - tam ad-soyad, vəzifə və ya rol
- Sədrlik edən və katib - iclas protokolları üçün
- Gündəlik - müzakirə olunacaq məsələlərin siyahısı
- Müzakirə - hər məsələ üzrə müzakirələrin qısa məzmunu
- Qərarlar - qəbul edilmiş qərarlar
- İmzalar - iştirakçıların və ya səlahiyyətli şəxslərin imzaları
Protokolun hüquqi qüvvəsi
Protokolun hüquqi qüvvəsi onun növündən və məzmunundan asılıdır:
- Niyyət protokolu - məcburi öhdəlik yaratmır, yalnız tərəflərin niyyətini ifadə edir.
- Razılaşma protokolu - əsas müqavilənin tərkib hissəsi kimi tam hüquqi qüvvəyə malikdir.
- Təhvil-təslim protokolu - faktın baş verməsini təsdiq edir və məhkəmədə sübut sənədi kimi istifadə oluna bilər.
- İclas protokolu - qəbul edilmiş qərarların icrası üçün əsasdır.
Elektron protokol
Protokol da elektron formada tərtib edilə və elektron imza ilə təsdiq edilə bilər. Möhkəmləndirilmiş elektron imza ilə imzalanmış protokol kağız protokol ilə eyni hüquqi qüvvəyə malikdir.
Protokol müqavilənin tərkib hissəsi kimi
Praktikada protokol çox vaxt müqavilənin əlavəsi kimi tərtib edilir. Bu cür protokollar:
- Qiymət protokolu - mal və xidmətlərin qiymətlərini dəqiqləşdirir
- Spesifikasiya protokolu - mal və xidmətlərin texniki xüsusiyyətlərini müəyyən edir
- Ödəniş protokolu - ödəniş cədvəlini dəqiqləşdirir
- İcra protokolu - öhdəliklərin icrasını təsdiq edir
Bu cür protokollar əsas müqavilənin tərkib hissəsi sayılır və onunla birlikdə hüquqi qüvvəyə malikdir.
Protokol necə tərtib edilir: addım-addım
- Protokolun növünü müəyyən edin - niyyət, təhvil-təslim, iclas və s.
- Tarix və yer qeyd edin - protokolun harada və nə vaxt tərtib edildiyini göstərin
- İştirakçıları sadalayın - tam ad-soyad, vəzifə və ya rol
- Məqsədi yazın - protokolun nə üçün tərtib edildiyini izah edin
- Faktları və qərarları əks etdirin - aydın, struktur şəklində
- İmzaları toplayın - bütün tərəflərin və ya iştirakçıların imzaları
- Surətləri paylaşdırın - hər tərəfə bir surət verin
Tez-tez verilən suallar
Niyyət protokolu hüquqi öhdəlik yaradırmı?
Adətən xeyr. Niyyət protokolu tərəflərin gələcək müqavilə bağlamaq niyyətini ifadə edir. Lakin mətnində konkret öhdəliklər və sanksiyalar yazılarsa, həmin hissələr hüquqi qüvvəyə malik olur.
Təhvil-təslim protokolu olmasa nə baş verər?
Təhvil-təslim protokolu olmadıqda əmlakın hansı vəziyyətdə verildiyini sübut etmək çətinləşir. Sonradan zədə və qüsur iddiası zamanı tərəflərin mövqeyi zəifləyir.
Protokolu yalnız bir tərəf imzalayarsa etibarlıdırmı?
Bütün iştirakçılar və ya tərəflər imzalamadıqca protokol tam hüquqi qüvvə kəsb etmir. İstisna - inzibati xəta protokolu kimi xüsusi hallarda yalnız səlahiyyətli şəxsin imzası kifayətdir.
Elektron protokol kağız protokolla eyni qüvvəyə malikdirmi?
Bəli. Möhkəmləndirilmiş elektron imza ilə imzalanmış protokol kağız üzərindəki imzalı protokol ilə eyni hüquqi qüvvəyə malikdir.